Si vous acceptez la différence entre un conducteur (du dimanche) et un pilote (de Formule 1), c’est exactement ce que nous cherchons avec MindManager : vous transformer en pilote de projet hyper-performant !
Si vous êtes dans une dynamique de co-pilotage, vous serez très intéressés par les possibilités de maps liées et de consolidation des maps entre elles.

Objectifs

  • Clarifier les objectifs du projet
  • Identifier et évaluer les leviers et les risques
  • Élaborer l’architecture du projet
  • Planifier les activités et allouer les ressources
  • Élaborer et suivre son budget
  • Suivre l’avancement des tâches
  • Evaluer les écarts entre le réalisé et les objectifs

Comment

  • en utilisant MindManager comme outil central tout au long du projet …
  • … seul ou en lien avec d’autres logiciels

Pour vous former : Mind Mapping Projet : mieux manager ses projets

La Méthode
Les Maps
Les Tips Logiciel
La méthode

Il y a plusieurs méthodes et outils de pilotage de projet. Le plus grand défi des pilotes en général : éviter de s’éparpiller dans différents outils, de perdre de l’information et surtout quand on passe d’un outil à un autre.

Très souvent, on a des outils différents

  • pour clarifier les objectifs
  • pour planifier et allouer les ressources (MSProject ou Excel)
  • pour présenter les informations (PowerPoint ou Excel)

Des progiciels sont apparus depuis le début des années 2000 dans lesquels l’accent a été mis sur la capitalisation de l’information plus que la présentation.
MindManager permet aujourd’hui de piloter un projet de A à Z sans changer d’outil !

Suite de la méthode IDEAXION vue dans la partie ``Brainstorming``

  • Phase 4 : clarifier et architecturer les objectifs du projet
  • Phase 5 : planifier et allouer les ressources
  • Phase 6 : suivre l’avancement du projet et évaluer les résultats

Pour en savoir plus : méthode IDEAXION by SIGNOS

Pour chaque phase, vous pouvez vous appuyer sur une des méthodes ci-dessous. Piloter un projet en mode Mind Mapping, ce n’est pas seulement faire du Mind Mapping avec des mots-clés et des images. Il faut savoir ses méthodes de management de projet en mode visuel pour en démultiplier les bénéfices ! Et croyez-vous les résultats sont incroyables, quand on parle de démultiplier, ce n’est pas à la mot à la légère. Certains dirigeants et managers annoncent jusqu’à 20 à 30% de gain de productivité par semaine soit 1 jour de travail par semaine !

Méthode OKR

Pour avoir un peu de méthode sur la phase 4, utilisez la méthode OKR. Méthode inventée par Peter DRUCKER dans les années 50, adoptée par INTEL, GOOGLE, TWITTER, LINKEDIN, NETFLIX ….
L’objectif est de définir les Objectifs et les Key Results ou Résultats-clés

Méthode WBS

Pour avoir un peu de méthode sur la phase 4, utilisez la méthode WBS.
WBS est un acronyme anglais qui veut dire Work Breakdown Structure.
L’objectif de la méthode est de découper les projets en sous-projets et les tâches principales en sous-tâches les plus simples possibles sous formes de livrables.
Tapez « Projet WBS » sur internet et vous tomberez systématiquement sur des représentations arborescentes ! Et qui est le mieux placé pour faire des arborescences de projet sur le marché aujourd’hui ? 😉

Pour en savoir plus : article sur WBS et GANTT

Méthode GANTT

Pour avoir un peu de méthode sur la phase 5, utilisez la méthode GANTT
Inutile de présenter le diagramme de Gantt ou allez sur un site internet spécialisé sur le sujet. Ce qu’il faut retenir principalement : comment faire un GANTT qui ne devient pas une usine à gaz impilotable !?
Pour faire un GANTT rapidement et facilement, commencez par faire un WBS 😉
Tout logiciel de Mind Mapping professionnel propose désormais une option GANTT et sur ce point, MindManager n’est pas en reste puisqu’il propose une version GANTT Basique et une version GANTT Pro avec la version Entreprise.

Pour en savoir plus : article sur WBS et GANTT

Méthode KANBAN

Pour avoir un peu de méthode sur la phase 5, utilisez la méthode KANBAN
Vous n’avez pas besoin de piloter des projets avec des planifications précises. Vous recherchez plutôt à piloter la progression de vos tâches au quotidien sous forme de tableau A FAIRE / EN COURS / TERMINE, vous êtes en train de vous initier à la méthode KANBAN.

Vous voulez en savoir un peu plus sur la méthode : article KANBAN et Management Visuel
MindManager propose depuis sa dernière version un mode KANBAN

Méthode EISENHOWER

Pour avoir un peu de méthode sur la phase 5, utilisez la méthode EISENHOWER
Vous la connaissez sous le nom de matrice « Important / Urgent » pour gérer son temps et ses priorités.

Pour en savoir plus : article La Matrice Eisenhower : Visuellement (Pas) Urgent !

Les Maps
Méthode WBS

L’objectif de la méthode est de découper les projets en sous-projets et les tâches principales en sous-tâches les plus simples possibles sous formes de livrables.

A quel niveau descendre dans l’arborescence ?

La décomposition doit permettre de créer des niveaux pour lesquels il est possible d’affecter :

  • un livrable
  • une responsabilité
  • une estimation de temps
  • des ressources

Pas assez détaillé, on perd les bénéfices de la méthode. Trop détaillé, le projet se complexifie et devient ingérable

Les bénéfices de la décomposition hiérarchique

Meilleure vision et communication : le découpage en arborescence dynamique avec MindManager permet de naviguer facilement en vue globale et en vue détail et facilite toutes les opérations suivantes.

  • Meilleure planification : la découpage facilite l’estimation des durées pour chaque action. Génération immédiate du diagramme de Gantt avec MindManager à partir du WBS !
  • Meilleur suivi : le découpage en sous-tâche correspondant à un livrable clair facilite le pilotage global du projet : jalons, interdépendances des tâches
  • Meilleure gestion des coûts : l’allocation des moyens et leur suivi peuvent être désormais directement intégré dans MindManager
  • Meilleure gestion des risques : identification des zones critiques en visualisant les risques directement dans le WBS du projet !
Matrice EISENHOWER

La méthode en quelques mots

La matrice tire son nom du futur président des États-Unis, Dwight Eisenhower, commandant en chef des forces alliées en Europe, qui l’utilisa pour organiser le débarquement en Normandie pour éviter les incidents rencontrés lors des répétitions.

On attribue également à Eisenhower la citation suivante : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Matrice EISENHOWER au format Quadrant

MindManager propose une matrice Eisenhower dans ses modèles « Planification stratégique »

Si la matrice ne vous plait pas trop visuellement, modifiez-là.
Vous pouvez aussi télécharger celle dans le blog MV.fr

Matrice EISENHOWER au format Mind Mapping

A télécharger dans le pack de matrices Projet.

Pour en savoir plus : article La Matrice Eisenhower : Visuellement (Pas) Urgent !

To Do Map

La fameuse Todo ou liste des choses à faire est sans doute une des applications les plus précieuses du Mind Mapping pour gérer et suivre ses tâches.

MindManager vs Outlook

Si vous arrivez à tenir votre liste de tâches avec Outlook sans avoir un paquet de tâches qui finissent pas s’empiler, alors bravo ! Mais si cet empilement vous a découragé et si les indicateurs visuels sous forme de drapeaux rouges foncés ou clairs vous semblent léger, MindManager va représenter une petite révolution !

MindManager vs Trello

Les indicateurs visuels sont nettement plus riches et l’organisation sous forme de colonnes vous permet de personnaliser la structuration de votre gestion des tâches.
Le seul souci : vous perdez de vue l’arborescence du projet. L’approche Kanban est clairement adaptée pour la gestion des tâches mais révèle ses limites pour la gestion de projet plus importants.
Toutefois MindManager reste beaucoup plus riche en termes d’indicateurs visuels, d’agrégation d’information (avec les zones notes, les liens hypertextes, les pièces-jointes) et d’options de filtrages pour afficher l’information utile au bon moment ! C’est un excellent outil pour animer des reportings d’activités !

Todo Map ou la Todo au format Mind Mapping

Nous sommes dans le monde de l’heuristique donc à vous de faire émerger la structure la plus efficace pour gérer votre activité au quotidien. Voici les 3 grands types que nous rencontrons le plus souvent.

Todo par projet

  • Pour ceux qui gèrent plusieurs projets ;-).
  • Pensez à faire des sous maps pour les projets les plus gros.

Todo par domaine d’activité

  • Pour ceux qui gèrent un seul projet.
  • Pour ceux qui gèrent l’ensemble de leur activité domaine : marketing, commercial, juridique, administratif … ( indépendants, TPE, manager d’une petite unité ou équipe …).

Todo par collaborateur

  • Pour ceux qui managent une équipe projet, une équipe commerciale …
« Project Canvas »

Le Project Canvas est comme le cadrage ou la charte de Projet mais dans un format « canevas » plus visuel et plus synthétique.

Pourquoi passer votre Project Canvas en Project Mapping ?

Si le canevas stratégique est plus visuel avec la disposition de l’information dans l’espace, il trouve très vite ses limites dans sa phase de remplissage c’est-à-dire les moments de brainstorming, de réflexion. C’est très utile de se servir du canevas pour animer une réunion sur le sujet mais nous sommes très vite débordés par la quantité d’information. Passer en mode Mapping facilite principalement la phase de recueil et d’analyse en premier lieu puis accélère la phase finale de sélection des idées que l’on garde.

Pour des raisons de clarté, avec un canevas stratégique sous forme de tableau, on ne garde que les idées principales.
En faisant son canevas stratégique avec un logiciel de Mind Mapping, on bénéfice des options de ramification en créant des sous-branches que l’on peut ouvrir et fermer en fonction des besoins de synthèse ou de précision, des possibilités de filtrages d’information pour masquer ou afficher les informations, des zones notes, des liens hypertextes ou pièces-jointes pour documenter une information.

Project Mapping

Project Canvas ou Project Mapping – Quelle différence ?

  • Dans le contenu : aucune en termes de catégories d’informations. Vous pouvez créer vos propres Project Canvas ou Project Mapping avec les catégories qui vous conviennent. Le « Project Canvas » est plus synthétique. Le Project Mapping, grâce au format MindManager, permet de facilement sous-catégoriser et mettre plus de détail !
  • Dans la forme : la représentation visuelle est différente.

Le terme Project Mapping est peu connu. En langue française, on parle de matrice de cadrage de projet ou Charte du Projet, Pré-projet, note d’opportunité, note de cadrage … les noms sont variables d’un métier à un autre … entre le secteur industriel ou le secteur socio-éducatif. On retrouve des catégories standard et des catégories spécifiques liées au métier ou secteur d’activité.

Astuce : rédigez en zone note et vous n’avez plus qu’à exporter au format Word pour obtenir 2 formats : format Mind Mapping et format linéaire sous Word

Télécharger le Pack de Maps Projet
Les Tips logiciel
Menu Infos de Tâches

Ce menu est rempli d’options précieuses pour piloter un projet

  • Options de calendrier
  • Afficher les règles de surlignage des tâches
  • Gestion des critères de tâches à risque
Mode Icône
  • Insérez des icônes dans votre map.
  • Assurez-vous que vos icônes font partie du même groupe d’icônes et sont « exclusifs » (à paramétrer dans l’Index de Map.
  • Basculez en mode Icone dans le menu « Affichage ».
Mode Programmation

Le mode programmation prend en charge les dates d’échéance seulement et pas les dates de début

Il se distingue du mode Gantt où il faut une date de début ET de fin pour obtenir une barre de tâche.

Visibilité Gantt

C’est avec ce module que vous renseignez les infos de dates de débuts et de fin qui vont permettre de dessiner votre diagramme de Gantt. Les infos de progression sont également répercutées visuellement.

Astuce : vous pouvez cliquer-glisser les branches de la fenêtre map vers la fenêtre Gantt et tout réguler dans le Gantt. Les dates vont se mettre à jour automatiquement dans le module Infos de tâches.

Si vous avez MindManager Entreprise vous avec « Gantt Pro »
Si Gantt Pro n’est pas actif par défaut, vous pouvez basculer du mode basique au mode pro en allant les options du logiciel dans Fichier > Options > Extensions et activer le  Gantt Pro. Si vous filtrez votre map, ce filtre se répercute sur votre Gantt.

Mode Balise
  • Insérez des balises dans votre map.
    Astuce : Créez les balises depuis l’Index de Map. C’est plus simple que via le Ruban et plus visuel.
  • Basculez vers le Mode Balise dans le menu « Affichage ».
Mode Kanban
  • Créez un Kanban.
  • Listez vos idées et faites-les passer de colonne en colonne.
  • Visualisez vos idées au format Map pour structurer votre projet.
Télécharger vos maps ``Projets`` ici !

Profitez de nos matrices mind mapping gratuites en remplissant le formulaire ci-contre.

Voici un aperçu des maps que vous trouverez dans ce pack.

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