Bonjour,
Me voici de retour après une trop longue absence et c’est pour vous parler d’un sujet qui me tient à coeur : l’utilisation de MindManager pour mener vos réunions.
En effet, si je rencontre souvent des adeptes enthousiastes, il m’arrive aussi de rencontrer des sceptiques. Or MindManager apporte un tel bénéfice dans la tenue des réunions que je suis persuadée que ce scepticisme est dû à une piètre exploitation du potentiel de MindManager !
Sinon, comment expliquer que lors d’une enquête menée par Mindjet, les entreprises interrogées sur les gains d’efficacité dans leurs différentes activités citent en tête les réunions, avec des gains allant grâce à MindManager jusqu’à 30 % du temps (les projets arrivent en deuxième position) !
Je vous propose donc de télécharger ces 2 maps :
- Vous reconnaîtrez dans la première certaines lacunes ou mauvaises habitudes qui sont hélas fort répandues
- Quant à la seconde, elle vous suggère des bonnes pratiques et surtout, elle vous indique comment des fonctions de MindManager rendent très aisée leur mise en pratique !
Pour en finir avec la réunionite !
Télécharger cette map en cliquant sur l’image
Pour mettre en oeuvre les bonnes pratiques !
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MindManager avant la réunion
- Découvrez comment vous aider de MindManager afin de définir l’ordre du jour.
- Utilisez un modèle de map pour votre invitation, indiquez-y les participants, le contexte, l’objectif l’ordre du jour, insérez des liens vers les documents à étudier.
- Réunissez le tout dans un fichier Zip à envoyer aux participants :
Pour vous aider, téléchargez la map « Invitation à une réunion » que vous trouverez sur cette page et faites-en un Modèle de map !
MindManager pendant la réunion
Le jour venu,
- Affichez l’ordre du jour sur grand écran et commencez à l’heure – les retardataires se raccrocheront aux branches !
- Présentez rapidement le suivi des points traités lors de la réunion précédente et mettez à jour
- Rappelez les points à l’ordre du jour puis complétez la map au fur et à mesure de la discussion, par les questions, les réponses, les décisions prises et les actions à entreprendre. Validez avant de noter car vous devez forcément être synthétique et demander des clarifications si nécessaire
- Pour chaque décision ou action, indiquez grâce aux marqueurs qui est responsable et pour quelle date
- Notez les points importants mais hors sujet sur une branche à part
- Assurez-vous que tous les points à l’ordre du jour sont couverts si l’ordre n’est pas respecté
- Récapitulez avant de conclure et terminez à l’heure prévue ! Tout le monde vous en sera gré !
Regardez la vidéo de la page « Solutions » pour voir comment procéder !
Mes conseils pour vous lancer :
- Pratiquez lors de réunions de service avec quelques collaborateurs bienveillants avant de vous lancer devant le banc et l’arrière-banc !
- Préparer votre réunion (ordre du jour, documents à étudier, etc.) !
- Connaissez bien les quelques fonctions de MindManager que vous allez utiliser en live : préparez votre liste de marqueurs dans le volet des tâches Index, entrez les noms des participants dans les Ressources, supprimez les groupes et les marqueurs inutiles (je doute que vous ayez besoin de 5 priorités et de 5 % de progression pour une réunion !). Vous n’ouvrirez le volet des tâches que pour indiquer les dates.
- Apprenez d’ailleurs à ouvrir le moins possible de fenêtres et de menus, cela distrait l’attention des participants : utilisez les raccourcis clavier, faites glisser les marqueurs, les ressources et les dates lorsqu’ils sont déjà utilisés dans la map
- Assurez-vous du consensus sur ce que vous notez (il peut s’agir d’un point de désaccord !)
- Pensez à récapituler – c’est facile, tout le monde à la vue d’ensemble sur le travail accompli !
Si vous avez mon bouquin, ouvrez-le à la page 174, vous y trouverez des conseils et des astuces utiles.
MindManager après la réunion
Qui d’entre vous ne s’est jamais lamenté sur le pensum qu’est la rédaction d’un compte rendu de réunion ? Ou bien a dû en attendre pendant des jours !
Eh bien là, pour peu que nulle personne extérieure à la réunion n’ait à en connaître, votre compte rendu est prêt dès la dernière seconde de la réunion ! En effet la map que les participants ont vu se construire sous leurs yeux contient tous les éléments nécessaires, les informations et le fameux Qui fait Quoi pour Quand !
L’email par lequel vous leur enverrez copie de la map sera avant eux dans leur bureau ! Et en activant le filtre, ils pourront afficher ce dont ils ont personnellement la charge et doivent terminer entre telle ou telle date. S’ils ne possèdent pas MindManager, exportez la map dans la visionneuse PDF.
Quid des éventuels destinataires non présents à la réunion ? Gardez-vous de leur asséner votre map, ils vous en voudraient à juste titre car elle n’est pas intelligible pour eux. Qu’à cela ne tienne, vous avez la structure de votre compte rendu ; il vous suffit d’ajouter des Notes et d’exporter dans Word pour obtenir un compte rendu de facture ordinaire !
Maintenant à vous de jouer ! Et si vous voulez maîtriser rapidement MindManager sans perdre de temps, venez donc vous former !
A très bientôt !
