Cet article est repris du site Mindjet
Si, comme beaucoup, vous avez récemment commencé à travailler à distance, cette nouvelle situation aura certainement entraîné des changements dans votre vie, tant sur le plan professionnel que personnel.
Alors que certaines personnes adorent travailler chez eux, d’autres trouveront cette situation difficile. Voici donc quelques conseils pratiques pour bien réussir à travailler chez soi.
1) Tenez-vous à des horaires, comme si vous alliez au bureau
Il serait vraiment facile de sortir du lit cinq minutes avant votre première réunion, coiffer vos cheveux et enfiler une chemise par-dessus votre pyjama. Mais vous trouverez rapidement qu’il est difficile d’entrer en mode de travail mentalement si vous n’y arrivez pas physiquement aussi. Prenez le temps de vous réveiller, vous habiller, prendre un bon petit déjeuner, et vous serez plus alerte et concentré lorsque vous commencez à travailler.
Planifiez de courtes pauses tout au long de la journée afin de ne pas rester assis à votre bureau pendant des heures. Allez chercher de l’eau, mettez une lessive en route, lisez un article dans le journal, faites tout ce qui vous permet d’avoir l’esprit ailleurs pendant quelques minutes. Également, réservez-vous une heure au déjeuner tous les jours afin d’avoir le temps de manger.
Enfin, essayez de trouver une routine pour clore votre journée de travail. Lorsque vous travailler au bureau, vous emballez vos affaires, dites au revoir à vos collègues et vous sortez du bureau. Quel pourrait être l’équivalent en situation de télétravail ? Pour ma part, je passe quelques minutes à noter mes tâches pour le lendemain. D’autres apprécieront peut-être de sortir de chez eux et faire le tour du pâté de maison pour véritablement quitter leur travail.
2) Aménagez un espace de travail chez vous
Dans l’idéal, avoir une pièce dédiée à votre travail vous garantit un certain calme et confort, cependant, il est aussi possible d’aménager un espace de travail avec chaise et bureau dans le coin d’une pièce. Mais si vous n’avez pas suffisamment d’espace chez vous pour un bureau, appropriez-vous une table et une chaise qui vous permet de mettre vos pieds à plat.
L’important est d’aménager votre espace afin que vous vous y sentiez à l’aise pour travailler. Communiquez vos besoins avec ceux qui partagent votre lieu de vie afin qu’ils comprennent quand vous travaillez et quand vous n’êtes pas. Vous pouvez, par exemple, afficher un panneau ou une carte lorsque vous avez besoin de silence pour vous concentrer ou pour vos réunions.
3) Munissez-vous de l’équipement dont vous avez besoin
Vous avez probablement un ordinateur portable, et peut-être un écran. Vérifiez auprès de votre fournisseur Internet que votre forfait a suffisamment de données et une vitesse assez rapide afin d’éviter les temps de chargement et téléchargement trop longs. Et si vous vous connectez au wifi, assurez-vous d’avoir un signal de qualité pour éviter les connexions abandonnées. Avoir une bonne connexion est spécialement important si vous participez régulièrement à des téléconférences.
Voici quelques autres éléments matériels que vous pourriez trouver utiles :
- Écran – Plus facile que de travailler sur un écran d’ordinateur portable minuscule.
- Microphone/casque – Vous donne un meilleur son et une plus grande mobilité lors des téléconférences.
- Imprimante – Demandez-en un si vous en avez besoin pour le travail que vous faites.
- Souris sans fil – Idéal pour ne pas dépendre de la souris de votre ordinateur portable.
- Clavier externe – Vous permet de positionner votre ordinateur portable et votre écran à une distance confortable pour vos yeux.
4) Assurez-vous d’avoir les logiciels requis
Vous avez probablement déjà utilisé des solutions de téléconférence/visioconférence, mais celles-ci deviennent essentielles lors du télétravail. Ainsi, assurez-vous d’avoir un compte WebEx, Zoom, ou Microsoft Teams, pour n’en citer que quelques-uns. Et si vous n’en avez pas, demandez-en un à votre service informatique. Les outils de chat collaboratif (Slack, Microsoft Teams, Facebook Workplace) peuvent également être assez efficaces pour communiquer rapidement avec les membres de votre équipe.
En plus des outils de téléconférence, vous trouverez peut-être utile d’utiliser des solutions qui vous aideront à booster votre productivité, à organiser vos tâches, ou à gérer efficacement vos projets. MindManager, logiciel de management visuel et mind mapping, peut vous aider à réaliser ces objectifs.
Voici par exemple à quoi pourrait ressembler un tableau de bord de gestion de projet dans MindManager. La map ci-dessous vous permet de centraliser votre liste de tâches, d’ajouter des pièces-jointes, ainsi que de suivre l’avancement des tâches et les dates d’échéance. Elle vous permet également de garder toutes vos informations pertinentes en un seul endroit et de prioriser facilement ce que vous devez faire dans une journée de travail donnée.
5) Communiquez davantage avec vos collègues
Lorsque l’on est en situation de télétravail, il est plus important que jamais de rester connecté avec ses collègues. Ne pas être dans le même bureau signifie que les travailleurs à distance doivent sur-communiquer sur ce qui se passe et vérifier que leurs collègues ont bien reçu leurs messages et peuvent y répondre.
Prenez l’habitude de communiquer tous les jours avec votre responsable hiérarchique, vos coéquipiers et d’autres collègues, afin de garder les lignes de communication ouvertes et maintenir l’esprit d’équipe.
Enfin, n’oubliez pas d’être sociable. Au bureau, vous discutiez du dernier épisode d’une série télé ou de ce que vous avez fait pendant le week-end. Ne lésinez pas sur les aspects personnels de travailler ensemble simplement parce que vous ne vous voyez pas face à face.
